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Automatizar procesos de negocio es una práctica cada vez más común en las empresas modernas, que buscan mejorar la eficiencia y la efectividad de sus procesos. La automatización de los procesos permite a las empresas reducir el tiempo y los costos asociados con la realización de tareas manuales y repetitivas, y aumentar la consistencia y la calidad de los resultados. 

Una vez que la organización decide trabajar bajo la disciplina BPM, la utilización de tecnologías para la automatización de procesos de negocio es una parte clave de la estrategia ya que estas herramientas nos ayudarán a controlar el proceso de manera automática. Estas tecnologías incluyen herramientas de software, sistemas de gestión de procesos, plataformas de integración y automatización, y soluciones de inteligencia artificial. 

Es muy importante entender que la diagramación de procesos de negocio orientados a ser automatizados tendrá algunos cambios ya que habrá actividades que se combinarán, eliminarán o se convertirán en notificaciones. Se utiliza un enfoque estructurado y sistemático para identificar los procesos de negocio que se pueden automatizar, y para diseñar e implementar soluciones de automatización que cumplan con los objetivos de la empresa. 

La implementación de la automatización de procesos de negocio requiere una planificación cuidadosa, una gestión efectiva del cambio y la participación de todos los actores involucrados en el proceso ya que será trabajo de todos que la implementación de un proceso automatizado sea exitosa. Los resultados de la automatización de procesos pueden ayudar a las empresas a identificar las áreas de oportunidad en el control, a alienar la estrategia de la organización y a identificar gaps operativos que estén costando tiempo y recursos a la organización. 

Pasos clave para lograr la automatización de procesos 

Los siguientes son los pasos clave para lograr la automatización de procesos de negocio: 

  1. Identificación de procesos candidatos a la automatización: El primer paso es identificar los procesos que se pueden automatizar. Estos procesos pueden ser manuales, repetitivos o que requieren un alto nivel de intervención humana. 
  1. Análisis de procesos: Una vez identificados los procesos candidatos a la automatización, se deben analizar en profundidad para comprender su alcance, sus objetivos, sus participantes y las tareas que deben ser automatizadas. 
  1. Diseño de la solución: Después del análisis de procesos, se debe tener bien identificado cual es la meta del proceso, ya que este deberá no solo de ser de ayuda operativa, si no generar la suficiente información para que se puedan tomar decisiones con los resultados. 
  1. Selección de la tecnología: La selección de la tecnología adecuada es crucial para el éxito de la automatización de procesos. Se deben evaluar las diferentes opciones de tecnología disponibles en el mercado y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. 
  1. Implementación: Una vez diseñada la solución y seleccionada la tecnología, se deben implementar los cambios necesarios para automatizar los procesos de negocio. 
  1. Pruebas y validación: Antes de la implementación a gran escala, es importante realizar pruebas y validaciones para asegurarse de que la solución funcione como se espera. 
  1. Monitoreo y mejora continua: La automatización de procesos de negocio no es un proyecto puntual, sino un proceso continuo de mejora. Es importante monitorear los resultados de la automatización y realizar mejoras continuas para asegurarse de que los procesos se están ejecutando de manera eficiente y efectiva. 

Principales tecnologías para automatizar procesos de negocio 

La Integración de un BPMS (Business Process Management Suite) es la herramienta principal de la automatización de procesos de negocio, ya que permiten modelar, documentar y automatizar los procesos. Los softwares de BPMS suelen incluir características como flujos de trabajo, gestión de tareas y notificaciones, análisis de datos y monitoreo en tiempo real. 

Existen tecnologías adicionales que nos ayudaran a tapar los diferentes huecos que puedan existir en nuestro proceso al poder automatizar tareas de manera muy específica, integrar sistemas legados para el consumo o envío de información o incluso ejecutar de manera inteligente actividades sin necesidad de una supervisión humana, estas son algunas de esas tecnologías: 

  • Robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés): La robótica de procesos se utiliza para automatizar tareas repetitivas y manuales que antes eran realizadas por los empleados. La tecnología permite a los robots imitar las acciones de un ser humano en un sistema informático, lo que permite acelerar los procesos y reducir el margen de error. 
  • Integración de aplicaciones (API): Las API permiten conectar diferentes aplicaciones y sistemas para automatizar la transferencia de información y los flujos de trabajo. Esto permite una mayor eficiencia y una reducción en la cantidad de tiempo que se dedica a tareas manuales. 
  • Inteligencia artificial y aprendizaje automático: La inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden ser utilizados para analizar grandes cantidades de datos y aprender patrones en los procesos de negocio. Esto permite identificar oportunidades para la optimización y la automatización de procesos. 

La selección de la tecnología adecuada depende de los procesos específicos de cada organización y de sus necesidades individuales. 

En resumen, la automatización de procesos de negocio es un proceso que requiere una planificación cuidadosa y una gestión efectiva del cambio. Los expertos en Business Process Management y Automatización de Procesos pueden ayudar a las empresas a identificar los procesos que se pueden automatizar, a diseñar e implementar soluciones de automatización efectivas, y a supervisar su integración y adopción a lo largo del tiempo. 

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Marrella, A., Matulevičius, R., Gabryelczyk, R., Axmann, B., Bosilj Vuksić, V., Gaaloul, W., Indihar Stemberger, M., Kő, A., & Lu, Q. (2022). Business process management: Bpm 2022 blockchain, rpa, and cee forum, münster, germany, september 11-16, 2022, proceedings. Springer. 

Freund, J., Rücker, B., & Hitpass, B. (2017). Bpmn manual de referencia y guia practica (5.a ed.). Universidad Técnica Federico Santa María.