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Aunque ya tengamos más de una década con el concepto de BPM rebotándonos en la cabeza, cada vez son más las organizaciones que quieren/necesitan implementar el concepto de BPM en ellas, pero ha sido todo un reto la adopción ya que al no conocer a ciencia cierta su significado se generan objetivos que no son reales o tangibles, lo que ocasiona que se deba aprender demasiado en el camino, provocando un efecto de elevación de costos y recursos en la implementación que opaca los resultados.
El problema primordial radica en la administración dentro de las organizaciones, ya que la mayoría no están acostumbradas a gestionar procesos, por lo que muchas veces al irse directamente a la automatización de estos, la definición de los procesos se vuelve complicada. Al generar los datos necesarios para medir el avance y la productividad pueden ocurrir dos cosas:
- Se tienen demasiados datos con los que no se sabrá qué hacer.
- Se tienen pocos datos, lo que ocasiona una redefinición muy acelerada.
Las organizaciones deben acostumbrarse a la administración por procesos para poder generar el ROI necesario, es por esto que el concepto de BPM se define como una disciplina a instaurar en una organización. BPM no es un sistema o una metodología, es una disciplina que te indica qué medir, cuándo y con qué fin.
A partir del 2015 se ha hecho de BPM un must para implementar en las organizaciones ya que la necesidad de medir y tener los datos necesarios para la toma de decisiones dentro de la organización se ha vuelto obligatorio al momento de justificarlas. Lo anteriormente dicho ha provocado que al año 2019, cuando se habla de Transformación Digital, sea necesario hablar sobre BPM, provocando así una mayor necesidad de consultores con experiencia en la implementación de la disciplina y en todos los enfoques que vienen con ella como por ejemplo, Tecnología y Mejora Continua.
Es importante que en el momento de implementar la disciplina se tome en cuenta la evaluación del nivel de madurez de la organización para así poder definir por dónde empezar. Existen 5 niveles de madurez determinados por el Business Process Maturity Model (Imagen 1), tomando en cuenta estos niveles y nuestra calificación, nos ayudará a saber desde que punto necesitamos ayuda y saber que áreas de oportunidad tenemos que atacar para una correcta implementación de BPM
Esto significa para la organización, determinar de manera correcta desde dónde quiere empezar y definir hasta dónde quiere llegar, lo que permitirá la definición de objetivos concretos que tengan como consecuencia los resultados esperados para la organización.
Una vez definiendo el nivel en el que la organización se encuentra, es importante definir y plantear las capacidades de la organización que se necesitan par poder llegar a los objetivos propuestos, esto significa tener que realizar una autoevaluación y seleccionar las diferentes áreas que estarán participando, se recomienda el siguiente grupo:
Área de Gobierno: En esta área recaerá la responsabilidad de llevar por el buen camino la implementación del proyecto, empujando, deteniendo o modificando los objetivos y hacer que estos estén acorde a las capacidades y estrategias de la organización.
Áreas para iniciar la implementación de BPM: Éstas áreas deben ser evaluadas para tener la capacidad de comprensión de BPM y con capacidad de análisis para determinar lo medible en su proceso pero, sobre todo, deben ser lo suficientemente adaptables para modificar su manera de trabajar, medir y dar resultados.
Área de soporte: El área o áreas de soporte están para ayudar durante toda la definición e implementación de BPM hablando de sistemas, recursos humanos y conocimiento de negocio.
En otras palabras, tendremos que acercarnos a la definición del concepto de Centro de Excelencia en Procesos (BPM CoE), siempre teniendo en cuenta la capacidad de la organización para no montar todo un centro para apenas iniciar.
Al elegir a los colaboradores/áreas que estarán trabajando en la adopción de la disciplina es importante que tengan un nivel de compromiso y una actitud casi de evangelizadores, esto ya que BPM al estar en contacto con los procesos y la manera de trabajo de la organización, existe cierta resistencia de manera natural al escuchar las palabras automatización, medición, productividad lo que podría provocar tropiezos o contratiempos innecesarios, es natural y hay que estar preparados.
En conclusión, antes de embarcarnos a la aventura de la implementación de la disciplina, es necesario saber en qué punto está parada nuestra organización y determinar cuáles serán los actores principales que puedan llevar la adopción de la disciplina BPM por un camino de éxito y que estos nos ayuden a tener una visibilidad integral de qué necesitamos para tener un Caso de Éxito que lleve a nuestra organización a otro nivel.
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